Doanh nghiệp luôn cần có tiềm năng và xu hướng rõ ràng cho từng bộ phận bên trong. Lập kế hoạch là một hoạt động giải trí không thể tránh khỏi và là nền tảng của các công việc khác. Bạn có biết cách cụ thể hóa kế hoạch kinh doanh? SOW là gì? Hãy theo dõi bản trình diễn bài viết dưới đây để biết Hỏi và Đáp phù hợp và xem SOW có thể có tác động như thế nào.
1. SOW là gì?
SOW là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh Statement of work, được dịch sát nghĩa là Tuyên bố công việc trong tiếng Việt, được hiểu là văn bản mô tả yêu cầu công việc của một dự án cụ thể và những mong muốn, hiệu suất và trách nhiệm của các bên liên quan trong dự án. Mục đích chính của SOW là làm rõ nghĩa vụ, trách nhiệm và thỏa thuận làm việc giữa các bên.
SOW cũng có nhiều cách gọi tiếng Việt, chẳng hạn như báo cáo công việc, danh sách công việc, điều khoản công việc, … SOW thường được sử dụng giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ, hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức và nhân viên.
SOW phải được viết bằng ngôn ngữ chính xác phù hợp với doanh nghiệp. Điều này ngăn ngừa sự hiểu lầm về các điều khoản và yêu cầu. Mặc dù chi tiết, SOW là một mô tả chung về công việc. SOW sẽ đề cập đến tài liệu bổ sung bất cứ khi nào yêu cầu đặc tả bổ sung của một nhiệm vụ cụ thể.
Một SOW được viết tốt xác định phạm vi và các chỉ số hiệu suất (KPI) của thương vụ. Sau đó, các KPI này có thể được sử dụng làm cơ sở để xác định xem nhà cung cấp dịch vụ có đáp ứng các tiêu chí SOW hay không.
Các định dạng SOW có thể khác nhau tùy theo ngành, nhưng trong mọi trường hợp, các nguyên tắc chính giống nhau cần phải được tuân thủ để SOW có hiệu quả.
Ví dụ cụ thể về SOW
Để dễ hình dung, bạn có thể coi các điều khoản của hợp đồng lao động là SOW. Các điều khoản này xác định rõ ràng trách nhiệm, phạm vi và quyền lợi của mỗi bên trong công việc, bao gồm cả doanh nghiệp và nhân viên.
2. Để cho SOW hiệu quả cần
Tránh mơ hồ
Tất cả những người tham gia cần phải rõ ràng thành công và thất bại là gì.
Ngoài bản mô tả công việc đầy đủ, cần phải thiết lập các tiêu chí để xác định thời điểm hoàn thành một công việc nào đó thành công.
Ví dụ: thay vì các tuyên bố mơ hồ như “Nhà cung cấp sẽ thực hiện các yêu cầu của người dùng”, SOW nên làm rõ rằng các nhà cung cấp phải phỏng vấn các nhóm người dùng cụ thể và yêu cầu họ phê duyệt những gì được yêu cầu trước khi công việc được coi là hoàn thành. Bạn càng cung cấp nhiều thông tin chi tiết cho tiêu chí này thì càng tốt.
Phải bao gồm một thời gian biểu
Chất lượng là quan trọng nhất, nhưng tiến độ cũng quan trọng không kém.
Một SOW tốt bao gồm một thời gian biểu cụ thể để hoàn thành công việc. Họ có thể có một số linh hoạt. Ví dụ: yêu cầu của người dùng cuối có thể được chỉ định hết hạn sau hai tháng kể từ khi hợp đồng được ký kết. Điều này cho phép dự án tiến lên phía trước và lường trước những rủi ro tiềm ẩn, chẳng hạn như sự chậm trễ của hợp đồng.
SOW cũng nên ấn định thời gian cụ thể cho việc xem xét chính thức để tất cả các bên có thể xác nhận rằng họ đang đi đúng hướng của nhau.
Tạo các cột mốc quan trọng
Kèm theo tiến độ công việc nên thanh toán.
Điều này cung cấp một động lực bổ sung cho các nhà cung cấp hoặc nhân viên để hoàn thành công việc đúng hạn.
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản
Mặc dù SOW có thể dành riêng cho từng ngành, nhưng điều khôn ngoan là nên ghi nhớ đối tượng, nhóm này thường bao gồm các bên không phải là nhà cung cấp dịch vụ. Ngôn ngữ không được chứa nhiều biệt ngữ hoặc thuật ngữ kỹ thuật và phức tạp đến mức cản trở sự hiểu biết rõ ràng của người dùng cuối, các nhà cung cấp khác nhau, ban quản lý và thậm chí cả các thẩm phán.
Càng cụ thể càng tốt
Cho dù mô tả chất lượng dự kiến của công việc, thời gian dự kiến hay cách đo lường thành công (KPI) và các mốc quan trọng, thì thông tin được cung cấp càng chi tiết và có thể định lượng được thì SOW.strong sẽ càng tốt hơn.
Ví dụ, thay vì nói một nhiệm vụ sẽ mất “thời gian hợp lý”, hãy nói “nhiệm vụ sẽ được hoàn thành trong vòng 4 ngày kể từ ngày bàn giao”.
Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều rào cản đối với chất lượng SOW, chẳng hạn như:
Tính phức tạp: SOW của mỗi hợp đồng là duy nhất và có thể rất khác nhau tùy thuộc vào loại công việc được yêu cầu, thời hạn và cơ chế hợp đồng được thiết lập.
Rủi ro: Rủi ro về hoạt động, tài chính, pháp lý, hợp đồng và uy tín của heo nái xấu có thể rất lớn.
Chuyên môn: Không phải ai cũng có đủ khả năng để viết một SOW nghiêm ngặt, vì có những yêu cầu rất cao về chuyên môn, tài chính, hợp đồng, pháp lý, v.v.
Thời điểm: Quá trình hợp tác, mua và bán có xu hướng diễn ra trong một khoảng thời gian ngắn, thường tạo ra một môi trường cực kỳ khẩn cấp và ưu tiên. Mặc dù việc phát triển một SOW chất lượng cao đòi hỏi nhiều thời gian và kinh nghiệm.
Không có định hướng rõ ràng: Có rất ít quy tắc hoặc tiêu chuẩn rõ ràng để xác định một SOW tốt phải như thế nào hoặc cách viết một SOW tiêu chuẩn cho từng ngành.
Bất chấp những trở ngại, bạn phải luôn phấn đấu để đạt được sự hoàn hảo khi viết SOW. Đây là nền tảng của các hợp đồng hiệu quả và rất quan trọng để quản lý và giảm thiểu rủi ro. Mục tiêu cuối cùng của SOW là giúp đảm bảo hiệu suất dự án tối ưu.
